بروزرسانی : سه شنبه 25 بهمن 1390    مترجم : آمنه حکمت، محمد سهرابی     منبع : وب سایت محمد سهرابی

کاربرد IVR (سیستمهای تلفنی) در زمانبندی قرارهای ملاقات

**در این مقاله منظور از کلمه IVR همان سیستمهای تلفنی رزرو وقت می باشد.
یکی از مصارف مهم و پرکاربرد سیستم IVR زمانبندی وظایف یا قرارهای ملاقات است. یک  سیستم معمولی IVR زمانبندی قرارها را به دوطریق ورودی و خروجی انجام می دهد که  سیستم ورودی، برای ثبت قرار جدید و سیستم خروجی برای یادآوری یا تغییر قرار ملاقات  استفاده می شود. به عنوان مثال، بیمارستانها برای تایید یا تغییر زمان ویزیت  بیماران و آژانسهای هواپیمایی برای اطلاع رسانی به مسافران در خصوص تغییر ساعت  پروازها از سیستمIVR خروجی استفاده می کنند.
زمانبندی قرارهای ویزیت بیماران (سیستم رزرو وقت تلفنی)
زمانبندی جلسات ویزیت بیماران یکی از کاربردهای مهم سیستم هوشمند IVR است. ثبت  هرگونه قرار جدید با استفاده از سیستم IVR ورودی صورت می گیرد. در این سیستم،  معمولا با استفاده از یک نرم افزار دیگر، تخصیص و ثبت زمان ویزیت بیماران انجام می  شود و سپس IVR آن زمان را اعلام می کند. پس از دریافت تاییدیه توسط بیمار، زمان  ملاقات نهایی ثبت و غیر قابل تغییر می شود. در صورتی که هرگونه تغییری در زمان  ویزیت بیماران ایجاد یا قرار حضوری به هر دلیلی لغو شود، سیستم IVR خروجی به صورت  اتوماتیک با بیماران تماس می گیرد و این قضیه را به آنها اعلام می کند تا مجبور  نباشند به بیمارستان ویا مطب پزشک مراجعه نموده و تازه متوجه شوند که قرار لغو شده  است یا تغییر یافته است.
با این کار، علاوه بر این که هماهنگی قرارهای ویزیت بیماران به صورت اتوماتیک و  منظم صورت می گیرد، بسیاری از امور تکراری و پیش پا افتاده اپراتورها نیز مکانیزه  می شود. همچنین در صورتی که بخشهای مختلف بیمارستان شماره تلفنهای جداگانه ای داشته  باشند، این سیستم می تواند بر اساس قوانین هر بخش برنامه ریزی شود و زمان ویزیت  بیماران را تعیین کند. با تنظیم مناسب سیستم رزور وقت تلفنی بیماران می توانند تنها  از طریق تماس تلفنی برای حضور در بیمارستان از هر بخشی که تمایل داشته باشند به  راحتی و در کوتاهترین زمان وقت بگیرند. برای بیماران اوژانسی نیز می توان تنظیمات  ویژه ای در سیستم تعبیه کرد تا در زمان تماس بیماران به صورت اتوماتیک زمان ویزیت  فوری برای آنها در نظر گرفته شود.

زمانبندی جلسات دادگاهها
دادگاههای قضایی می توانند با استفاده از سیستم IVR زمان رسیدگی به پرونده ها را به  طرفین دعوی و وکلا اعلام کنند. سیستم IVR ورودی اطلاعات مربوط به پرونده های هر روز  یا چند روز آینده و غیره را فراهم می کند. سیستمIVR خروجی نیز برای یادآوری جلسات  دادگاه به وکلا استفاده می شود و در نتیجه احتمال غیبت یا حضور دیرهنگام وکلا یا  طرفین دعوی، در زمان رسیدگی به پرونده ها را کاهش خواهد داد.
بازرسی ماموران دولتی
ادارات بازرسی معمولا مامورانی را برای سرکشی به کارخانه ها و مراکز تجاری می  فرستند. درخواست این گونه بازرسیها می تواند از طریق سیستم IVR انجام شود. بدین  طریق که زمان بازرسی تایید و نهایی می شود و سپس از طریق سیستم IVR خروجی به  بازرسان اعلام می گردد. با این روش، پیگیری تمامی درخواستها مکانیزه شده و  درخواستهای بی مورد یا تکراری خود به خود از سیستم حذف می گردند.
وقتی که زمان بازرسی از پیش اعلام شود، بخشهای ذینفع نیز می توانند برای حضور  بازرسان در محل آماده باشند. بازرسی نواحی مختلف شهرداری، ساختمانها و کارخانه ها  از نظر رعایت مقررات و استانداردها و غیره از جمله مواردی است که می تواند توسط یک  سیستم IVR به گونه ای که گفته شد، برنامه ریزی و هماهنگ شود.
همانگونه که در ابتدای این مقاله اشاره شد، سیستم IVR خروجی یا همان سیستم تماس  معکوس همچنین می تواند برای شرکتهای حمل و نقل و خدمات مسافربری نیز استفاده شود.  اطلاع رسانی در خصوص تاخیر و یا کنسل شدن پروازها و اعلام زمان جدید حرکت، یکی از  کاربردهای این سیستم است. این روش از معطلی بی مورد مسافر در فرودگاهها جلوگیری به  عمل می آورد. انتظار بیش از حد مسافران در ترمینال فرودگاهها و اتوبوسها، علاوه بر  شلوغی بیش از حد ترمینالها کیفیت کنترل آنها را نیز کاهش داده و عملا مدیریت آن را  با مشکل مواجه خواهد کرد.
بنابراین، برنامه ریزی وظایف و یادآوری امور روزانه در بسیاری از فعالیتهای تجاری و  سازمانهای دولتی از طریق سیستم IVR نه تنها در اتوماسیون کارها موثر است، بلکه می  تواند یادآوریهای لازم را به گروههای ذینفع نیز انجام دهد. این امر در افزایش بهره  وری و کاهش زمان انتظار تاثیر بسزایی خواهد داشت.

مترجم: آمنه حکمت، محمد سهرابی
درباره نویسنده/مترجم:
محمد سهرابی کارشناس ارشد مدیریت اجرایی و  کارشناس تجارت الکترونیک، مشاور در زمینه مدیریت مبنی بر تکنولوژی و همچنین نویسنده  و مترجم مقالات در زمینه تجارت و بازاریابی الکترونیک، بهینه سازی موتور جستجو و  مدیریت ارتباط با مشتریان می باشد.
این مقاله را می توانید در مجله، روزنامه، کتاب، کتاب الکترونیکی و وب سایت دوباره  چاپ کنید با این شرط که هیچ تغییری در عنوان، متن و لینکهای مقاله ایجاد نشود و  اطلاعات کامل و لینکهای مربوط به نویسنده بطور کامل و دست نخورده در آن درج شود.